Manual — Notas Fiscais

Por que esta página existe

Toda vez que a empresa vende um serviço, vende uma mercadoria ou presta um frete, a lei exige um documento oficial — a nota fiscal eletrônica — autorizado por um órgão público (a Prefeitura, no caso de serviços, ou a Secretaria da Fazenda do estado, no caso de mercadorias e transporte). Emitir esse documento manualmente no site do governo é lento e sujeito a erro. A página Notas Fiscais centraliza esse trabalho: é daqui que a empresa emite suas notas, acompanha se foram aprovadas, baixa os arquivos oficiais e também recebe automaticamente as notas que fornecedores emitiram contra o CNPJ dela.

A página é organizada em quatro áreas, acessadas por cartões na tela inicial do módulo: NFS-e (serviços), NF-e (mercadorias), CT-e (transporte) e Configurações (o cadastro que precisa estar pronto antes de qualquer emissão funcionar). Cada uma tem seu próprio botão “Voltar” para retornar a este painel inicial. Os cadastros de Clientes, Serviços e Produtos alimentam os formulários de emissão e têm manuais próprios.

01 · Serviços

NFS-e — Notas Fiscais de Serviço

Notas Fiscais → NFS-e

Por que existe

Sempre que a empresa presta um serviço (consultoria, desenvolvimento, manutenção etc.), é obrigatório emitir uma nota que registra esse serviço perante a Prefeitura e gera o imposto municipal correspondente, o ISS. Esta aba concentra a emissão dessas notas e o histórico do que foi faturado.

Sub-aba “Emitidas” — o que a empresa vendeu

Tela principal para registrar e emitir as notas de serviço vendidas a clientes. No topo, três indicadores resumem o mês corrente:

Notas no mês: Quantidade total de notas criadas no mês, somando todos os status (inclusive rascunhos e rejeitadas).
Total faturado (autorizadas): Soma do valor dos serviços apenas das notas já aprovadas pela Prefeitura — é o faturamento de serviço já confirmado no mês.
ISS retido/devido: Soma do imposto municipal (ISS) das notas autorizadas no mês, para o dono acompanhar quanto de imposto está envolvido.

Tabela de notas

Número: Número oficial dado pela Prefeitura. Fica em branco até a nota ser aprovada.
Tomador: O cliente que contratou o serviço (quem “toma” o serviço prestado).
Descrição: O que foi vendido ou prestado.
Valor: Valor bruto cobrado pelo serviço.
ISS: Valor do imposto municipal calculado sobre esse serviço.
Emissão: Data em que a nota foi efetivamente aprovada pela Prefeitura.

O que cada status de uma NFS-e significa
Status na tela	O que está acontecendo
Rascunho	Nota criada mas ainda não enviada para aprovação.
Pendente	Aguardando ser enviada.
Processando	Já foi enviada à Prefeitura e está aguardando resposta — isso pode levar de segundos a poucos minutos.
Autorizada	A Prefeitura aprovou. A nota é válida e definitiva; só neste status aparecem os botões para baixar o PDF, baixar o XML e cancelar.
Rejeitada	A Prefeitura recusou a emissão, geralmente por um dado incorreto ou cadastro incompleto.
Cancelada	Nota que havia sido autorizada e depois foi cancelada pelo usuário.
Erro	Falha técnica ao tentar enviar a nota (por exemplo, instabilidade na comunicação com o provedor de emissão).

Bom saber

Enquanto uma nota está “Processando”, o sistema verifica sozinho, a cada poucos segundos, se a Prefeitura já respondeu — ninguém precisa ficar atualizando a tela manualmente.

Ação: “Nova nota” — emitir uma NFS-e de verdade

Abre um formulário que envia a nota para aprovação oficial da Prefeitura.

Cliente cadastrado: Escolher um cliente já salvo preenche automaticamente os dados dele abaixo, evitando digitar tudo de novo.
* CPF/CNPJ do tomador: Documento de quem está contratando o serviço.
* Razão social do tomador: Nome de quem contratou o serviço.
Serviço cadastrado: Escolher um “serviço favorito” já salvo preenche automaticamente descrição, imposto e valor padrão — útil para serviços recorrentes.
* Descrição do serviço: Texto que descreve o que foi prestado; vai impresso na própria nota.
* Valor do serviço: Valor bruto cobrado do cliente.
* Alíquota de ISS: Percentual do imposto municipal que incide sobre o valor do serviço. É definida pela Prefeitura e varia por cidade e tipo de serviço (normalmente entre 2% e 5%).
ISS retido na fonte: Ligar esta opção quando é o próprio cliente quem vai recolher o ISS diretamente à Prefeitura (comum quando o cliente é um órgão público ou uma grande empresa). Nesse caso o imposto não entra na conta da empresa — quem paga é o cliente.

Emitir nota

Calcula o ISS automaticamente (valor do serviço × alíquota) e envia o pedido de emissão. A nota aparece na tabela como “Processando” e muda de status sozinha assim que a Prefeitura responder.

Regras importantes para conseguir emitir

A empresa precisa ter CNPJ cadastrado no sistema.
A empresa precisa ter inscrição municipal e o código do município preenchidos em Configurações — sem isso, nenhuma NFS-e sai.
É preciso informar o tipo de serviço prestado, segundo uma tabela nacional padronizada (chamada “Lista de Serviços”), seja escolhendo um serviço já cadastrado ou usando o código padrão definido em Configurações.
É obrigatório informar quem contratou o serviço — cliente cadastrado ou dados digitados na hora.

Ação: “Importar nota” — registrar uma nota emitida fora do Flutua

Serve para quando a nota já foi emitida em outro sistema e a empresa só quer guardá-la no histórico do Flutua. Nenhuma comunicação é feita com a Prefeitura — é um registro manual, e a nota entra direto como “Autorizada”.

Número da nota: Número que a Prefeitura já atribuiu (opcional).
* Descrição do serviço: O que foi prestado.
CPF/CNPJ e razão social do tomador: Dados de quem contratou (opcionais neste fluxo).
* Valor do serviço: Valor cobrado.
Valor do ISS: Imposto já apurado na nota original, se souber.
Data de emissão: Quando a nota foi realmente emitida.
Arquivo da nota: Upload do PDF, XML ou até uma foto/print da nota original, para servir de comprovante anexado.

Sub-aba “Recebidas” — serviços que a empresa contratou

Por que existe

Mostra as notas de serviço que outras empresas emitiram contra o CNPJ desta empresa — ou seja, serviços que ela contratou de terceiros (contabilidade, consultoria, TI etc.). Isso dá visibilidade sobre despesas de serviço sem que cada fornecedor precise mandar a nota manualmente por e-mail.

Situação: Autorizada, cancelada ou substituída (quando o prestador emitiu uma nova nota no lugar da anterior).
Prestador: Quem prestou o serviço à empresa.
Valor: Valor total da nota recebida.

Sincronizar agora

Busca imediatamente por notas novas. O sistema já faz essa busca sozinho a cada 30 minutos; o botão serve para forçar uma atualização na hora.

Pré-requisito

Esta sub-aba só traz notas se a opção “Recebimento de NFS-e do ambiente nacional” estiver ligada em Configurações.

02 · Mercadorias

NF-e — Notas Fiscais de Mercadoria

Notas Fiscais → NF-e

Por que existe

Documenta a venda de produtos físicos (diferente da NFS-e, que é para serviço). É o modelo de nota fiscal usado por qualquer empresa que venda mercadorias, autorizado pela Secretaria da Fazenda do estado (SEFAZ) em vez da Prefeitura.

Sub-aba “Emitidas” — vendas de mercadoria

Total de vendas (mês): Soma do valor das notas autorizadas no mês.
Autorizadas (mês): Quantidade de notas aprovadas.
Canceladas (mês): Quantidade de notas canceladas.

Situação de uma NF-e
Situação	Significado
Processando	Enviada, aguardando resposta da SEFAZ.
Autorizada	A SEFAZ aprovou; a nota é válida e recebe uma chave de acesso única de 44 dígitos.
Denegada	A SEFAZ recusou por uma pendência cadastral da empresa (ex.: CNPJ irregular) — diferente de um erro de preenchimento.
Erro	Falha no envio ou nos dados informados.
Cancelada	Nota autorizada e depois cancelada.

A tabela também indica a Origem de cada nota: “Emitida pela plataforma” (feita aqui, pelo Flutua) ou “Importada manualmente” (arquivo trazido de fora).

Ação: “Emitir nota” — venda oficial de mercadoria

Natureza da operação: Descrição textual do tipo de operação (ex.: “Venda de mercadoria”).
CFOP da operação: Código numérico padronizado que informa ao fisco que tipo de movimentação está ocorrendo (ex.: venda dentro do mesmo estado).
Destinatário: Dados de quem está comprando: nome, CNPJ e endereço completo — obrigatório, pois a nota de mercadoria exige o endereço do comprador (diferente da NFS-e).
Itens da venda: Lista dos produtos vendidos; é possível adicionar ou remover linhas. Escolher um produto já cadastrado preenche automaticamente descrição e códigos fiscais.
NCM (por item): Código de 8 dígitos que classifica a mercadoria para fins de tributação federal.
Situação tributária do ICMS: Indica como o imposto estadual sobre a mercadoria é tratado naquele item (tributado normalmente, isento, substituição tributária etc.).
Quantidade e valor unitário: O valor total da nota é somado automaticamente a partir desses dois campos, item a item.

Ação: “Importar nota” e “Importar em lote (XML)”

“Importar nota” registra uma nota já emitida fora do sistema (sem contato com a SEFAZ), semelhante ao fluxo de NFS-e. Já “Importar em lote” permite selecionar até 50 arquivos XML de uma vez: o sistema lê cada arquivo e extrai sozinho número, valor, data e emitente, mostrando ao final quais foram importados com sucesso e quais falharam (por exemplo, por já terem sido importados antes). Útil para trazer de uma vez um histórico de notas antigas guardadas em pasta.

Sub-aba “Recebidas” — compras da empresa

Por que existe

Mostra as notas de mercadoria que fornecedores emitiram contra o CNPJ da empresa — ou seja, o que a empresa comprou (insumos, matéria-prima, produtos para revenda). É capturado automaticamente, sem depender do fornecedor enviar por e-mail.

Emitente: O fornecedor que vendeu para a empresa.
Situação: Autorizada, cancelada, denegada, processando ou erro — mesmo significado da tabela acima.

Pré-requisito

Depende da opção “Recebimento de NF-e” estar ligada em Configurações; também é atualizada automaticamente a cada 30 minutos, com botão para forçar a atualização na hora.

03 · Transporte

CT-e — Conhecimento de Transporte Eletrônico

Notas Fiscais → CT-e

Por que existe

É o documento fiscal específico para quem presta serviço de transporte de carga (fretes). Diferente da NF-e (mercadoria) e da NFS-e (serviço em geral), o CT-e documenta o deslocamento físico de uma carga entre dois pontos e tem seu próprio imposto. Serve para empresas de logística e transportadoras. Atualmente o sistema emite apenas o modal rodoviário (transporte por caminhão/estrada).

Número: Número atribuído pela SEFAZ.
Remetente / Destinatário: Quem envia a carga (origem) e quem vai recebê-la.
Rota: Cidade/estado de origem → cidade/estado de destino.
Valor: Valor total cobrado pelo frete.

Ação: “Novo CT-e”

CFOP: Código fiscal da operação de transporte (já vem preenchido com um valor padrão).
Município/UF de início e de destino: Onde a carga foi coletada e onde será entregue.
Produto predominante: Descrição do tipo de carga transportada.
Valor total: Valor cobrado pelo serviço de transporte.
Valor da carga: Valor declarado da mercadoria transportada, usado para fins de responsabilidade/seguro — não é o valor do frete.
Valor a receber: Quanto efetivamente será recebido pelo transporte, que pode diferir do valor total conforme descontos ou condições combinadas.

Regras importantes

Todos os campos do formulário são obrigatórios.
A empresa precisa ter CNPJ cadastrado antes de emitir.
Só é possível cancelar um CT-e que já esteja “Autorizado”.

04 · Bastidores

Configurações

Notas Fiscais → Configurações

Por que existe

É o cadastro que conecta a empresa ao provedor que efetivamente conversa com o governo (ver seção Como funciona por trás). Sem preencher e salvar esta tela, nenhuma emissão de NFS-e, NF-e ou CT-e funciona.

Um selo no topo da tela mostra Sincronizado quando o cadastro da empresa já foi enviado com sucesso, ou Não sincronizado quando ainda não foi ou deu erro — nesse caso, um aviso mostra a mensagem de erro recebida.

Ambiente e dados cadastrais

Ambiente: Homologação (testes): as notas emitidas não têm valor fiscal real — serve para testar o fluxo sem gerar obrigação de verdade. Produção: ambiente real, as notas valem legalmente.
Regime tributário: Como a empresa é tributada perante o fisco — Simples Nacional, Simples Nacional (excesso de faturamento) ou Regime Normal. Influencia como os impostos aparecem calculados nas notas.
Inscrição municipal: Cadastro da empresa junto à Prefeitura, obrigatório para emitir NFS-e.
Inscrição estadual: Cadastro junto à Secretaria da Fazenda do estado.
CPF/CNPJ do escritório contábil: Identificação do contador responsável pela empresa.

Logo da empresa

Imagem usada no PDF das notas de serviço, quando a Prefeitura do município permite personalização visual do documento.

Endereço

Código IBGE do município: Código numérico oficial de 7 dígitos que identifica a cidade — necessário para a nota ser roteada à Prefeitura certa.

Documentos fiscais

Para cada tipo de documento (NF-e, NFS-e, CT-e, MDFe) há um interruptor para ligar/desligar e uma numeração própria:

Série: Agrupador numérico das notas — permite ter sequências separadas (ex.: série 1 para vendas normais, série 2 para outra finalidade).
Próximo número: O próximo número sequencial a ser usado na próxima nota emitida daquele tipo — controlado separadamente para Homologação e Produção.
Próximo RPS (NFS-e): Número interno provisório que antecede o número definitivo da nota, exigido por algumas prefeituras.
Login da prefeitura (NFS-e): Algumas prefeituras exigem usuário e senha próprios (cadastrados no portal municipal) para autorizar a emissão. Se o município exigir, é informado aqui.

Recebimento automático

Recebimento de NF-e: Liga/desliga o monitoramento automático de notas de mercadoria emitidas por fornecedores contra o CNPJ da empresa.
Recebimento de NFS-e: Liga/desliga o monitoramento de notas de serviço emitidas por prestadores contra o CNPJ da empresa.

NFS-e — dados do serviço

Código do serviço / Item lista de serviço: Valores padrão usados quando o usuário emite uma NFS-e sem escolher um serviço cadastrado específico.

Botão “Salvar configuração”

Ao clicar, acontecem duas etapas visíveis: primeiro os dados são gravados no Flutua; em seguida, o sistema envia automaticamente essas informações ao provedor de emissão para cadastrar (ou atualizar) a empresa lá — é o momento em que a integração de fato acontece. Se algo falhar (ex.: certificado digital ausente, CNPJ inválido, dado obrigatório faltando), um aviso explica o motivo e o selo do topo muda para “Não sincronizado”.

Regra importante

A sincronização exige que a empresa já tenha um certificado digital A1 válido cadastrado (ver módulo Certificados) — é a assinatura eletrônica oficial usada para autenticar as notas junto ao governo. Sem certificado, a sincronização falha mesmo que todos os outros campos estejam corretos.

05 · Atalhos

Cadastros de apoio

Não são abas dentro de Notas Fiscais, mas aparecem como listas de seleção dentro dos formulários de emissão — cada um tem seu próprio manual detalhado.

Clientes: Cadastro reaproveitável de quem compra: documento, razão social, e-mail, endereço. Evita redigitar os dados toda vez que se emite uma nota para o mesmo comprador. Um cliente pode ser desativado (some das buscas, mas o histórico de notas dele permanece) ou excluído.
Serviços (“favoritos”): Modelos reutilizáveis de serviço, com descrição, código municipal, alíquota de ISS padrão e valor padrão — agiliza a emissão de NFS-e recorrentes, como uma assinatura mensal.
Produtos: Cadastro de mercadorias com código, descrição, NCM, CFOP padrão e dados de ICMS — agiliza a emissão de NF-e de venda.

06 · Integração

Como funciona por trás

O Flutua nunca fala diretamente com o governo. Todo o trabalho de emissão passa por um parceiro terceirizado especializado nessa ponte técnica com a Prefeitura (NFS-e) e com a SEFAZ estadual (NF-e e CT-e). Em resumo, o caminho de uma nota é este:

Cadastro da empresa

Ao salvar a aba Configurações, os dados da empresa são enviados e registrados junto ao provedor de emissão.

Pedido de emissão

Ao clicar em “Emitir”, a nota entra no Flutua como “Processando” e o pedido segue para o provedor.

Espera pela aprovação do governo

Como a aprovação não é instantânea, o Flutua consulta automaticamente, de tempos em tempos, se já saiu uma resposta definitiva — aprovada, rejeitada ou com erro.

Entrega dos documentos

Uma vez aprovada, chegam o número oficial, o arquivo XML (o documento fiscal “de verdade”) e o PDF/DANFE/DACTE (a versão legível para impressão).

Cancelamento sob pedido

Ao clicar em “Cancelar” numa nota autorizada, o Flutua solicita o cancelamento formal junto ao órgão competente.

Monitoramento de notas recebidas

A cada 30 minutos, o Flutua pergunta se chegou alguma nota nova emitida contra o CNPJ da empresa (de fornecedores ou prestadores), trazendo tudo automaticamente para as sub-abas “Recebidas”, sem que ninguém precise caçar essas notas manualmente.

Dois ambientes, dois mundos

Homologação é o ambiente de testes: as notas não têm validade fiscal e servem para treinar sem risco. Produção é o ambiente real, com efeitos tributários genuínos. Cada ambiente guarda sua própria numeração de notas, para nunca misturar teste com nota real.

07 · Referência

Glossário

Siglas e termos que aparecem nas telas de Notas Fiscais, explicados em uma frase.

NFS-e: Nota Fiscal de Serviço eletrônica, autorizada pela Prefeitura.
NF-e: Nota Fiscal Eletrônica de mercadoria, autorizada pela SEFAZ estadual.
CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico, documento fiscal do serviço de frete.
MDFe: Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais — agrupa vários CT-e/NF-e de uma mesma viagem de transporte.
ISS: Imposto Sobre Serviços, cobrado pelo município sobre notas de serviço.
ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, cobrado pelo estado sobre a venda de produtos.
CFOP: Código Fiscal de Operações e Prestações — classifica a natureza fiscal de uma venda ou transporte.
NCM: Nomenclatura Comum do Mercosul — código que classifica a mercadoria para fins de tributação federal.
CST / CSOSN: Código que indica como o ICMS é tratado em cada item vendido (tributado, isento, substituição tributária etc.).
DANFE: Documento Auxiliar da NF-e — a versão impressa/legível da nota de mercadoria.
DACTE: Documento Auxiliar do CT-e — a versão impressa/legível da nota de transporte.
RPS: Recibo Provisório de Serviços — número interno que antecede o número definitivo de algumas NFS-e.
LC 116: Lista nacional que padroniza os tipos de serviço para fins de ISS.
Chave de acesso: Identificador único de 44 dígitos gerado para cada NF-e autorizada.
Certificado digital A1: Assinatura eletrônica oficial da empresa, exigida para autenticar notas junto ao governo.
Homologação: Ambiente de testes, sem validade fiscal.
Produção: Ambiente real, com validade fiscal legítima.